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    I. Présentation du service

    Le service d’aide au classement et à la valorisation des archives du Centre de Gestion des Alpes-de-Haute-Provence a été créé en 2004 pour permettre aux collectivités de respecter leurs obligations en matière d’archivage.


    En effet, les articles L.1421-3 à 1421-6 du Code général des collectivités territoriales rappellent l'obligation pour les communes d'assurer la conservation des archives communales et soulignent le caractère obligatoire des dépenses nécessaires à cette conservation ; tandis que les articles L 212-6-1 du Code du Patrimoine rappellent l’obligation pour les groupements de collectivités territoriales d'assurer la conservation et la mise en valeur de leurs archives.


    La conservation des documents administratifs est en effet organisée dans l'intérêt public :
    • Pour les besoins de la gestion courante des affaires des services ;
    • Pour la justification des droits et des obligations des collectivités ;
    • Pour la sauvegarde de la mémoire et l’alimentation de la documentation historique.

     
    Le Centre de Gestion met à disposition des collectivités du département une archiviste justifiant d’une expérience et d’une formation permettant d’assurer le classement et la conservation de leurs archives dans les meilleures conditions techniques et réglementaires.


    La création de ce service est rendue possible par l’article 25 de la loi n°84-53 du 25 janvier 1984 qui permet aux centres de gestion d’assurer des services communs à des collectivités ou établissements.

    Télécharger la plaquette de présentation du service.


    II. Missions

    L’archiviste intercommunale peut intervenir en collectivité pour les différentes missions présentées ci-dessous. Cependant, son travail ne se substitue pas aux missions que la loi confère aux Archives départementales. Il s’exerce sous le contrôle scientifique et technique du directeur des Archives départementales. Pour faciliter cette collaboration, le Conseil général a accepté d'héberger l’archiviste aux Archives départementales. Il est ainsi directement intégré au sein de l’équipe départementale, et peut assurer le relais indispensable entre les collectivités et les Archives en veillant au respect des obligations.

    1. Le traitement des archives :

    • Classement des fonds dans le respect des méthodes de classement ;
    • Conditionnement des documents ;
    • Préparation des éliminations et rédaction des bordereaux d’élimination qui seront obligatoirement visés par le responsable de la collectivité et le directeur des Archives départementales ;
    • Rédaction d'instrument de recherche ;
    • Informatisation des données ;
    • Conseil en matière de communicabilité et de restauration.
    •  

    2. La formation du personnel de la collectivité à la gestion courante ou au traitement des archives. 
        
    Formation individuelle :

    • une initiation à l’environnement archivistique, outils et procédures ;
    • un approfondissement avec la mise en pratique à travers différents domaines (comptabilité, urbanisme…). 

         Formation collective :

      • une journée d’initiation à l’environnement archivistique, outils et procédures ;
      • une demi-journée d’exercices pratiques ;
      • une demi-journée dans les bureaux.


    Les formations proposées s’adaptent aux besoins (nombre de personnes, contenus, durées) exprimés par la collectivité qui choisit ce type d’intervention.


    3. La participation à l’aménagement d’un local d’archives :

    • Elaboration du projet ;
    • Conseils et visites de locaux avant travaux ;
    • Recherches de subventions ;
    • Déménagement des fonds d’archives.

    4. La participation à la mise en valeur du patrimoine communal :

    • Expositions ;
    • Publications ;
    • Actions pédagogiques ;
    • Animations auprès divers publics (scolaires, personnes âgées….). 

    III. Adhérer

    Pour que votre collectivité puisse bénéficier d’une intervention de l’archiviste intercommunale, il vous suffit d’adhérer au service en suivant les étapes ci-dessous :

    1. Renvoyez la convention en 5 exemplaires complétée et signée avec la délibération du Conseil municipal, et les autres documents remplis.
    2. Le service vous contactera pour fixer un rendez-vous qui permettra d’établir un diagnostic et un devis.
    3. Après acceptation du devis par l’organe délibérant, les dates d’intervention sont fixées en accord avec la collectivité et l’archiviste. Un bon pour accord est alors établi.
    4. Intervention de l’assistante d’archives auprès de la collectivité.

    L’adhésion au service est gratuite. Votre collectivité ne s’engage financièrement que pour la durée des interventions de l’archiviste.


    Consulter la liste des collectivités adhérentes.


    IV. Tarifs

    Le coût de l’intervention a été fixé par le Conseil d’administration du Centre de gestion. Il est réexaminé chaque année et fixé en fonction de l’équilibre financier du service. Pour 2013, le coût de la journée d’intervention a été fixé à 340 €. La facturation de l’intervention est donc faite au tarif en vigueur au moment de l’intervention de l’assistante d’archives.

    La mise en place du service a bénéficié du soutien et de l'aide financière du ministère de la Culture et de la DRAC qui nous ont attribué une subvention de 6000 € au titre de l'année 2003 et 5000 € au titre de l'année 2004.
     Diagnostic  Gratuit
     Traitement des archives  340 € / jour en 2014
     Formation du personnel  340 € / jour en 2014
     Mise en valeur du patrimoine  A déterminer en fonction du type d’animation

    • Plus le personnel s'implique dans le classement moins il y a de travail pour l'assistante d'archives. Les temps d'intervention et les coûts sont par conséquent réduits.
    • Le dépôt gratuit des archives modernes communales (antérieures à 1945) aux Archives départementales peut réduire le volume des archives à traiter et donc les coûts d’intervention.
    • Les interventions peuvent s'étaler dans le temps sur plusieurs mois et/ou plusieurs années.
    • Le matériel est fourni par la collectivité (boîtes d'archives A4 ainsi que chemises et sous-chemises).

     

     


    V. Contacts

     

    Service d’aide au classement et à la valorisation des archives
    Centre de gestion de la FTP
    Chemin de Font de Lagier-BP 9
    04130 VOLX
    archives@cdg04.fr

    Mélanie CLAUX
    Archiviste
    06.71.73.23.16
    melanie.claux@cdg04.fr
    Du lundi au jeudi en commune, le vendredi aux Archives départementales.
    Tous les jours de 9h à 17h.

    Stéphanie ALLE
    Secrétaire
    04.92.31.13.14
    stephanie.alle@cdg04.fr
    Du lundi au vendredi de 9h à 17h, sauf le mercredi après-midi.

     


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