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I. Définition

Selon l’article L 211-1 du Code du Patrimoine « les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. »

 


II. Droits et obligations

L’intérêt de conserver les archives

Selon l’article L 211-2 du Code du Patrimoine « la conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ». Les collectivités doivent donc conserver les documents nécessaires à l’exercice des compétences qui lui ont été attribuées et à la connaissance de son histoire.


La responsabilité des collectivités territoriales

Selon l’article L 212-6 du Code du Patrimoine « les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur ».

 

Dépenses obligatoires en matière d’archives

Selon l’article L 2321-2 du Code général des collectivités territoriales, « les dépenses obligatoires comprennent notamment :

  1. L'entretien de l'hôtel de ville ou, si la commune n'en possède pas, la location d'une maison ou d'une salle pour en tenir lieu ;
  2. Les frais de bureau et d'impression pour le service de la commune, les frais de conservation des archives communales et du recueil des actes administratifs du département et, pour les communes chefs-lieux de canton, les frais de conservation du Journal officiel.

Les frais de conservation comprennent les dépenses pour l’aménagement des locaux, le conditionnement, les travaux de reliure ou de restauration. »


La responsabilité du fonctionnaire

Le fonctionnaire est responsable des documents qu’il produit ou reçoit dans le cadre de ses missions ; mais il n’est pas propriétaire de ces documents. Il est tenu de laisser les dossiers sur lesquels il travaille au sein de sa collectivité et de verser ses archives définitives au service d’archives public concerné.


L’imprescriptibilité et l’aliénabilité des archives

Selon l’article L 212-1 du Code du Patrimoine « les archives publiques, quel qu’en soit le possesseur, sont imprescriptibles ». Elles sont donc impérissables et inaltérables. Elles sont aussi inaliénables. Elles ne peuvent donc être vendues, ni détruites sans autorisation de l’Etat.
Toute infraction ou détournement d’archives publiques est passible d’amendes et de peine d’emprisonnement.


Destruction, détournement, soustraction, dégradation ou détérioration d’archives

Selon l’article 322-2, « L'infraction définie au premier alinéa de l'article 322-1 est punie de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende et celle définie au deuxième alinéa du même article de 7 500 euros d'amende et d'une peine de travail d'intérêt général, lorsque le bien détruit, dégradé ou détérioré est : un registre, une minute ou un acte original de l'autorité publique.
Lorsque l'infraction définie au premier alinéa de l'article 322-1 est commise à raison de l'appartenance ou de la non-appartenance, vraie ou supposée, de la personne propriétaire ou utilisatrice de ce bien à une ethnie, une nation, une race ou une religion déterminée, les peines encourues sont également portées à trois ans d'emprisonnement et à 45 000 euros d'amende. »

Selon l’article 432-15, « Le fait, par une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public, un comptable public, un dépositaire public ou l'un de ses subordonnés, de détruire, détourner ou soustraire un acte ou un titre, ou des fonds publics ou privés, ou effets, pièces ou titres en tenant lieu, ou tout autre objet qui lui a été remis en raison de ses fonctions ou de sa mission, est puni de dix ans d'emprisonnement et de 150000 euros d'amende. La tentative du délit prévu à l'alinéa qui précède est punie des mêmes peines. »

Selon l’article 432-16, « Lorsque la destruction, le détournement ou la soustraction par un tiers des biens visés à l'article 432-15 résulte de la négligence d'une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public, d'un comptable public ou d'un dépositaire public, celle-ci est punie d'un an d'emprisonnement et de 15000 euros d'amende. »

Selon l’article 433-4, « Le fait de détruire, détourner ou soustraire un acte ou un titre, ou des fonds publics ou privés, ou des effets, pièces ou titres en tenant lieu ou tout autre objet, qui ont été remis, en raison de ses fonctions, à une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public, à un comptable public, à un dépositaire public ou à l'un de ses subordonnés, est puni de sept ans d'emprisonnement et de 100000 euros d'amende.
La tentative du délit prévu à l'alinéa précédent est punie des mêmes peines. »

Procès-verbal de récolement

L’article 4 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 modifié, portant règlement des archives communales rend obligatoire le récolement des archives. Il s’agit d’un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives communales qui doit être établi à chaque renouvellement de municipalité (même s’il n’y a pas de changement de maire). Il transfère la responsabilité des archives de l’ancien au nouveau maire. Il doit être accompagné d’un inventaire détaillé des documents municipaux. Il doit être adressé aux Archives départementales.

A chaque renouvellement du conseil communautaire, ou comité syndical, le nouveau président doit obligatoirement dresser le plus tôt possible un procès-verbal contradictoire de l’ensemble des documents qui sont placés sous sa responsabilité. Ce document est cosigné par le président entrant et le président sortant et décharge le président sortant de sa responsabilité pénale.

Interdiction de photocopier les registres de l’état civil

La note AD 14114/3244 du 16 juin 1983 indique que « […] La photocopie et la délivrance de photocopies d’actes d’état civil à partir d’originaux reliés est rigoureusement interdite, à titre gratuit ou onéreux et quel que soit le nombre d’actes demandés et la qualité du demandeur. En revanche, la délivrance de copies à partir de microfilms reste naturellement autorisée. »