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I. le classement

Classer les archives permet un accès rapide aux documents, une facilité dans la recherche, et une meilleure connaissance du fonds et de son utilisation. De plus, cela facilite l'accès aux documents administratifs (droit pour tout citoyen), selon les délais de communicabilité prévus définis par les articles L. 213-1 et 213-2 du Code du patrimoine (modifiés par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008) et dans des conditions de sécurité adaptées

Le cycle de vie des documents se divise traditionnellement en trois périodes successives : l’âge courant, l’âge intermédiaire et l’âge définitif.

  • Les archives courantes ;
  • Les archives intermédiaires ;
  • Les archives définitives ou historiques.

En théorie, seul 10% des dossiers produits finissent par atteindre le stade d’archives définitives.

Archives bien classées (c’est-à-dire cotées, décrites et conditionnées correctement) :

  • Gain de place (on ne conserve que ce qui est utile) ;
  • Gain de temps (quand je cherche quelque chose, je sais où le trouver).

Un local correct :

  • Une seule fonction : conserver les documents ;
  • Des conditions de conservation adéquates : bonne isolation, faible luminosité ;
  • Sain : un nettoyage fréquent évite la poussière et la prolifération des insectes ;
  • Fermé à clé : accès réservé uniquement au personnel ;
  • Équipement : rayonnages métalliques.

II. Les éliminations

L’inaliénabilité des archives

Les archives publiques sont inaliénables. Elles ne peuvent donc être vendues, ni détruites sans autorisation de l’Etat. Toute infraction ou détournement d’archives publiques est passible d’amendes et de peine d’emprisonnement.

Seul le directeur des Archives départementales, fonctionnaire d’Etat qui agit par délégation du Préfet, peut donner, à une collectivité, l’autorisation d’éliminer des archives publiques. Il donne un « visa d’élimination » via le bordereau d’élimination que la collectivité lui a envoyé.

La procédure d’élimination

La destruction d’archives publiques est un acte irréversible. C’est pourquoi la rédaction du bordereau d’élimination est une étape primordiale qu’il ne faut surtout pas négliger. En effet, il est important de garder une trace de tous les documents qui ont existé mais qui ont été détruit.

Toute demande de destruction d’archives doit s’effectuer une fois que la durée d’utilité administrative des documents est arrivée à échéance. Ces durées sont fixées par des textes officiels (circulaires de 1993, 2004, 2009) ou préconisées par les archivistes. Seul le cas extrême de très mauvaise condition des documents (documents moisis par exemple) peut permettre de demander l’autorisation d’éliminer des archives dont la durée d’utilité administrative n’a pas expiré.

Tout bordereau d’élimination doit être validé par l’autorité de tutelle (Maire ou Président) puis envoyé aux Archives départementales pour accord. Aucun document d’archives ne peut être détruit sans ces accords écrits. Le visa du directeur des Archives départementales, conservateur d’État, décharge la collectivité et l’autorité de tutelle de toute responsabilité.

Une fois que l’autorisation d’élimination du directeur des Archives départementales est revenue, les documents inscrits sur le bordereau doivent être totalement détruits (par incinération ou par broyage). Vous ne devez, sous aucun prétexte, mettre des archives publiques à la poubelle, ou dans les bacs de recyclage.

Les services techniques de la collectivité peuvent se charger de l’incinération. Cependant, votre collectivité peut faire appel à un prestataire extérieur qui peut détruire les archives à votre place (Véolia ou Tep’Services à Manosque par exemple). Vous devez alors lui remettre vos documents accompagnés du bordereau d’élimination. En retour, l’entreprise doit vous fournir un procès-verbal de destruction.

Une fois les archives détruites, il faut penser à reporter les informations de cette destruction sur le bordereau d’élimination (Elimination effective le : …. Par …..) .

Le bordereau d’élimination

Le bordereau d’élimination est un document réglementaire dont vous trouverez le modèle en pièce-jointe (Télécharger le modèle de bordereau d’élimination). Il faut le préparer avec minutie et le remplir avec le plus de précisions possibles ce qui rendra son utilisation future plus facile. Pour plus de clarté, il est important de le dactylographier et de le tirer en trois exemplaires (un pour la collectivité, deux pour les Archives départementales).

Le bordereau est composé de trois parties :

  • 1ERE PARTIE : INFORMATIONS GENERALES

Vous devez identifier votre structure et la personne à contacter en cas de problème. Vous devez aussi indiquer le métrage linéaire que représentent les documents proposés à l’élimination, et le nombre de pages que comporte le bordereau d’élimination.

  • 2EME PARTIE : LISTE DETAILLEE DES DOCUMENTS PROPOSES A L’ELIMINATION

Veuillez indiquer les renseignements suivants dans les différentes colonnes :

  • Numéro d’ordre : Inscrire les numéros des boîtes, ou les cotes des dossiers concernés.
  • Intitulé des documents : Détailler sommairement les dossiers proposés à l’élimination.
  • Dates extrêmes : Indiquer les dates extrêmes de chaque dossier (la date du document le plus ancien suivi de la date du document le plus récent).
  • Observations : N’hésitez pas à expliquer concrètement ce qui vous amène à demander la destruction des documents (règle d’archivage, procédure fixant une durée de conservation, originaux conservés dans un autre service, etc...).
  • 3EME PARTIE : LES SIGNATURES

Faites dater et signer le bordereau par le Maire ou le Président. Faites le parvenir aux Archives départementales pour accord. Attendez le retour du document pour procéder à la destruction des documents (par incinération). Pensez alors à indiquer la date d’élimination effective. Conservez soigneusement ce bordereau, vous aurez peut-être besoin d’y revenir.


Quelques règles pour éliminer en toute sérénité

  • Les documents sont éliminables une fois leur Durée Utilité Administrative (DUA) atteinte.
  • Je conserve toujours l’original d’un document ainsi que les documents annotés.
  • En règle générale, les documents récapitulatifs se conservent tandis que les détails s’éliminent.
  • Tout document antérieur à 1830 est à conserver.