A la découverte des archives !

Organisée par le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale des Alpes-de-Haute-Provence et avec le concours des Archives Départementales des Alpes-de-Haute-Provence, une journée d’information « A la découverte des archives » s’est tenue le jeudi 29 novembre 2018 aux Archives Départementales de Digne-les-Bains.
Ouverte aux secrétaires de mairie, aux élus et à tout agent ayant en charge des archives publiques dans l’exercice de leurs fonctions, cet évènement a rassemblé une quarantaine de participants venue d’une trentaine de collectivités du département.

Avec la visite des coulisses des Archives Départementales, les participants ont pu découvrir la multitude de compétences et de missions inhérentes au traitement des archives. Des magasins, à la salle de tri en passant par la salle de lecture et l’atelier de restauration, cette immersion a mis en exergue l’intérêt de la conservation des documents aussi bien à court terme (instruction des dossiers et justification des droits) qu’à long terme (préservation de l’histoire).

Dans le but d’accompagner au mieux les collectivités et leurs établissements publics dans le respect de leurs obligations légales en matière d’archivage[1], le reste de la journée était consacré à la présentation de solutions concrètes aux questions récurrentes des agents et des élus.

Quand bien même les méthodes d’archivage peuvent s’adapter aux collectivités, à leurs besoins et à leurs missions, elles se doivent d’assurer comme unique finalité : la conservation et la consultation des archives. Pour répondre à cela, chaque agent/élu est responsable des documents qu’il instruit, utilise ou crée dans l’exercice de ses fonctions. Aussi, il doit respecter les règles relatives à l’identification, le conditionnement, le classement et éventuellement l’élimination dès la création des documents.

"Il est toujours plus difficile de comprendre un dossier/document quand celui-ci a été instruit par une autre personne, il y a plusieurs années."
Marina CAYRON-BRANGER
Archiviste itinérante du CDG 04
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Protégée au même titre que les archives physiques, les archives numériques ont occupé une place centrale des interventions de la journée. Entre nommage, format, classement et stockage, l’archivage électronique représente un nouvel enjeu pour de nombreuses collectivités notamment avec la mise en application du règlement général sur la protection des données (R.G.P.D.).

Lien vers article relatif au R.G.P.D.

L’intérêt des participants pour l’archivage a fait de cette journée un moment d’échange riche. Les réponses apportées aux nombreux questionnements ont permis de rappeler les missions d’accompagnement et de conseil qui sont celles du Service Intercommunal d’aide au classement et à la valorisation des Archives du Centre de Gestion 04 et des Archives Départementales. Des structures qui se tiennent chaque jour la disposition des collectivités pour les assister dans leur pratique archivistique.

Article rédigé par Marina CAYRON-BRANGER le 08/01/2019 – Crédits photos : Céline JEANNE

 [1] Code général des collectivités territoriales (art. R.1421-3 à R.1421-6), dans le code du patrimoine (art. L.212-6-1) et dans le code pénal (art. 322-2, art. 432-15 à 432-16, art. 433-4)